Workshops
Microsoft-365-Struktur-Workshop:Ordnung in Teams, Ablage und Rechten.
Microsoft 365 ist da, die Lizenzen laufen, und trotzdem liegt die Angebotsvorlage in drei Versionen an vier Orten. 40 Teams, von denen 30 niemand mehr öffnet, Gäste von einem Projekt aus 2023, eine Weiterleitungsregel, die niemand kennt. An einem halben Tag legen wir mit Ihnen eine Struktur fest, die zu Ihren Abteilungen passt, und räumen das auf, was Sie angreifbar macht.
- /Halber Tag, vor Ort oder per Video
- /1.900 € netto, angerechnet
- /Struktur und Umsetzungsplan
Kurz gesagt
Struktur für Teams und Ablage.
Der Microsoft-365-Struktur-Workshop dauert einen halben Tag und kostet 1.900 € netto. Ein Vertriebsmitarbeiter und ein Techniker gehen mit den Leuten, die täglich damit arbeiten, durch, welche Teams es geben soll, wo welche Dateien liegen, wer was sehen darf und wie Gäste hereinkommen. Der Techniker liest vorher aus Ihrer Umgebung aus, was heute da ist: alle Teams, Freigaben, Gäste, Weiterleitungen, Administratoren. Sie bekommen eine Zielstruktur auf einer Seite, die Liste dessen, was aufgeräumt oder abgeschaltet werden muss, und einen Umsetzungsplan mit Aufwand. Bei Beauftragung innerhalb von drei Monaten wird der Festpreis angerechnet.
- Für Betriebe ab etwa zehn Nutzern in Microsoft 365
- Bestand vorab mit lesendem Zugang ausgelesen
- Gelöscht wird erst in der Umsetzung, mit Ihrer Freigabe
- Unterlagen innerhalb von fünf Werktagen
Wann der Workshop passtWenn niemand weiß, was wo liegt.
- Dateien liegen in Teams, SharePoint, OneDrive, auf dem alten Server und in E-Mail-Anhängen, und niemand weiß, welche Version gilt
- Es gibt mehr Teams als Mitarbeiter, und keiner traut sich, eines zu löschen
- Ehemalige Mitarbeiter, Praktikanten oder externe Gäste haben noch Zugriff, und niemand hat eine Liste
- Jeder ist Besitzer von allem, oder die Geschäftsführung sieht Dinge nicht, die sie sehen müsste
- Sie sind gerade vom Dateiserver umgezogen oder stehen davor und wollen die alte Unordnung nicht mitnehmen
Für Betriebe ab etwa zehn Nutzern in Microsoft 365. Darunter reicht meist eine Stunde im Kennenlerntermin.
Was wir an dem halben Tag durchgehen
Der Techniker holt vor dem Termin aus Ihrer Umgebung, was da ist: Teams mit letzter Aktivität, SharePoint-Bibliotheken mit Größe, Freigaben nach außen, Gäste mit letzter Anmeldung, Weiterleitungsregeln, Administratoren, Mehrfaktor-Status. Das Bild liegt am Termin auf dem Tisch.
Abteilungen, Projekte, Standorte, wer mit wem an was arbeitet, welche Dokumente täglich gebraucht werden, was vertraulich ist (Personal, Finanzen, Geschäftsführung). Mit den Leuten, die es tun, nicht nur mit der Leitung.
Welche Teams es geben soll, nach Abteilung oder Projekt, mit Namensregel. Was in Teams liegt, was in SharePoint ohne Team, was in OneDrive. Wer Besitzer ist. Wie ein Projekt angelegt und wie es archiviert wird. Alles auf eine Seite.
Wer was sehen darf, Freigaben nach außen, Gäste mit Ablaufdatum, Mehrfaktor für alle, Weiterleitungen, die weg müssen, Administratoren, die keine mehr sein sollten. Der Techniker zeigt, was heute offen steht.
Was gelöscht, archiviert, umgezogen und neu angelegt wird, in welcher Reihenfolge, wer es tut, wie lange es dauert, und wie die Mitarbeiter eingewiesen werden. Was Sie selbst machen können, was wir machen.
Was Sie bekommen
- Die Zielstruktur auf einer Seite: Teams, Bibliotheken, Berechtigungsgruppen, Namensregeln, Lebenszyklus eines Projekts
- Den Bestand, wie er heute ist: alle Teams mit Aktivität, alle Gäste mit letzter Anmeldung, alle Freigaben nach außen, alle Weiterleitungsregeln, alle Administratoren
- Die Aufräumliste: was gelöscht, archiviert oder umgezogen wird, mit Freigabe durch Sie je Zeile
- Die Sicherheitsliste: Gäste raus, Freigaben schließen, Weiterleitungen löschen, Mehrfaktor erzwingen, mit Dringlichkeit
- Einen Umsetzungsplan mit Aufwand, Reihenfolge und einem Vorschlag für die Einweisung je Gruppe (eine Stunde)
- Ein Festpreisangebot für die Umsetzung, wenn Sie es wollen. Der Workshop wird angerechnet
Was wir vorher von Ihnen brauchenNur lesend, nichts gelöscht.
- Lesenden Zugang zu Ihrer Microsoft-365-Umgebung für den Techniker, drei Werktage vor dem Termin, damit das Bild am Termin fertig ist
- Eine Liste Ihrer Abteilungen und Standorte und wer wo arbeitet
- Zwei Stunden von je einer Person aus den Bereichen, die am meisten mit Dateien arbeiten (Büro, Vertrieb, Projektleitung)
- Wenn vorhanden: die Struktur des alten Dateiservers, als Bildschirmfoto oder Export
Der Zugang ist lesend. Es wird vor dem Workshop nichts gelöscht und nichts verschoben.
Ablauf
Sie geben uns lesenden Zugang, der Techniker erstellt den Bestand. Dauert bei Ihnen fünf Minuten.
Ein halber Tag, vor Ort oder per Video, mit den Leuten, die täglich damit arbeiten.
Innerhalb von fünf Werktagen schriftlich: Zielstruktur, Bestand, Aufräumliste, Sicherheitsliste, Umsetzungsplan. Dann ein Abschlussgespräch von einer Stunde.
Zum Festpreis durch uns, parallel zum Betrieb, mit Einweisung je Gruppe. Oder Sie setzen die Liste selbst um. Danach läuft die Umgebung im Managed Service, 29,90 € je Arbeitsplatz.
FAQ
Fragen zum Microsoft-365-Struktur-WorkshopKurze Antworten zuerst.
Wenn Sie etwas nicht finden, rufen Sie an, die Frage kommt dann meistens hier auf die Liste.
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Ein halber Tag mit den Leuten, die täglich damit arbeiten. Danach findet jeder, was er darf, und niemand, was er nicht soll.
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