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E-Rechnung-IT-Check:in zwei Stunden wissen, was für die Pflicht fehlt.

Seit Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, ab Januar 2027 schicken die größeren Lieferanten nur noch solche, ab 2028 müssen alle sie versenden. Die Buchhaltung weiß das meist. Ob Postfach, Software, Ablage und Kanzleiübergabe technisch mitspielen, weiß oft niemand. Das prüfen wir in zwei Stunden per Video, mit Ihnen am Bildschirm.

/Zwei Stunden per Video
/790 € netto, angerechnet
/Lückenliste mit Aufwand

Check anfragen Mehr erfahren

Kurz gesagt

Den Weg einer Rechnung prüfen.

Der E-Rechnung-IT-Check dauert zwei Stunden per Video und kostet 790 € netto. Ein Vertriebsmitarbeiter und ein Techniker gehen mit Ihnen den Weg einer Rechnung durch: Wo kommt sie an, wer prüft sie, wie wird sie abgelegt, wie kommt sie zur Kanzlei, und wie sieht der Weg umgekehrt für Ihre Ausgangsrechnungen aus. Jeden Schritt prüfen wir gegen die Pflichten aus § 14 UStG und der GoBD. Sie bekommen eine Liste mit dem, was fehlt, mit Aufwand je Punkt, und wir schicken zum Test eine echte XRechnung durch Ihren Posteingang. Bei Beauftragung innerhalb von drei Monaten wird der Festpreis angerechnet. Den Hintergrund lesen Sie in E-Rechnung empfangen: die IT-Checkliste. Wie Rechnungen danach ohne Abtippen weiterverarbeitet oder aus der Warenwirtschaft ausgestellt werden, zeigt MintCode Automate unter E-Rechnung einführen.

Empfangspflicht seit Januar 2025 für alle Betriebe
Test mit einer echten XRechnung in Ihrem Postfach
Vorlage für die Verfahrensdokumentation
Lückenliste innerhalb von drei Werktagen

Wann der Check passtEmpfangen müssen alle.

Sie haben noch nie eine XRechnung bekommen, oder eine bekommen und nicht gewusst, was tun
Rechnungen kommen als PDF per E-Mail in verschiedene Postfächer, und jemand druckt sie aus
Ihre Buchhaltungs- oder Branchensoftware ist älter als zwei Jahre, und niemand weiß, ob sie XRechnung und ZUGFeRD liest und schreibt
Ihr Steuerberater hat nach dem Verfahren gefragt, und Sie konnten es nicht in zwei Sätzen beschreiben
Ihr Umsatz liegt über 800.000 € und Sie müssen ab Januar 2027 selbst E-Rechnungen versenden

Für jeden Betrieb, der Rechnungen schreibt und bekommt. Die Größe spielt keine Rolle, die Empfangspflicht gilt für alle.

Was wir in den zwei Stunden prüfen

Eingang

Welches Postfach Rechnungen empfängt, wer darauf zugreift, ob es ein zentrales gibt
Ob eine XRechnung (reine XML-Datei) geöffnet, angezeigt und geprüft werden kann
Ob ZUGFeRD-PDFs als E-Rechnung erkannt werden oder nur als PDF behandelt werden
Wie geprüft und freigegeben wird, und ob der Weg nachvollziehbar ist
Wie die Rechnung zur Kanzlei oder in die Buchhaltung kommt: DATEV Unternehmen online, Schnittstelle, E-Mail, Ordner

Ausgang und Archiv

Ob Ihre Software XRechnung und ZUGFeRD in einem zulässigen Profil erzeugt, und ab welcher Version
Ob Ihre Kundendaten die Pflichtfelder hergeben (Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern, Steuernummern, Zahlungsbedingungen)
Wo Rechnungen abgelegt werden und ob die XML-Datei unverändert acht Jahre erhalten bleibt, nicht nur das PDF
Ob die Ablage den Grundsätzen der GoBD genügt: unveränderbar, nachvollziehbar, auffindbar, gesichert
Ob die Verfahrensdokumentation existiert, die der Prüfer sehen will

Was Sie bekommen

Eine Lückenliste auf zwei Seiten: was fehlt, warum es Pflicht ist, was es kostet, es zu schließen, und bis wann
Das Ergebnis eines echten Tests: Wir schicken eine XRechnung in Ihr Postfach und sehen zu, was passiert, vom Öffnen bis zur Ablage
Eine Aussage zu Ihrer Software: Version reicht, Update nötig, Hersteller fragen, Zusatzmodul nötig
Eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation, ausgefüllt mit dem, was wir gesehen haben; den Rest ergänzt Ihre Kanzlei
Eine Empfehlung für den Posteingang: ein zentrales Postfach, Regeln, Zugriffe, Sicherung
Ein Festpreisangebot für die Umsetzung, wenn Sie es wollen. Der Check wird angerechnet

Was wir vorher von Ihnen brauchen

Name und Version Ihrer Buchhaltungs- oder Branchensoftware und wie Sie Rechnungen heute schreiben (Software, Word, Portal)
Die E-Mail-Adresse, an die Lieferanten Rechnungen schicken, und wer sie liest
Wie die Rechnungen heute zur Kanzlei kommen
Zwei Stunden von der Person, die bei Ihnen Rechnungen bearbeitet, am Bildschirm mit Freigabe für die Bildschirmübertragung

Ihr Steuerberater kann zuschalten. Die Fragen zur Buchführung beantwortet er, die zur Technik wir.

AblaufLückenliste in drei Werktagen.

Termin

Zwei Stunden per Video, Sie zeigen Ihren Bildschirm. Vor dem Termin schicken wir Ihnen die Test-XRechnung, Sie müssen nichts damit tun.

Der Check

Eingang, Ausgang, Ablage, Kanzlei. Ein Vertriebsmitarbeiter führt, ein Techniker prüft Software, Postfach und Ablage.

Lückenliste

Innerhalb von drei Werktagen schriftlich, mit Aufwand je Punkt und Vorlage für die Verfahrensdokumentation.

Umsetzung

Software-Update, zentrales Postfach, revisionssichere Ablage: zum Festpreis von uns, oder Sie machen es selbst mit der Liste.

FAQ

Fragen zum E-Rechnung-IT-CheckKurze Antworten zuerst.

Wenn Sie etwas nicht finden, rufen Sie an, die Frage kommt dann meistens hier auf die Liste.

Die Rechnungsinhalte und die Buchführung ja. Ob Ihr Postfach eine XML-Datei anzeigt, Ihre Software das richtige Format erzeugt und Ihre Ablage acht Jahre unverändert bleibt, ist Technik. Wir prüfen die Technik und arbeiten dabei gern mit Ihrer Kanzlei zusammen.

Die Empfangspflicht ja, seit Januar 2025, ohne Ausnahme. Ihre Lieferanten über 800.000 € Umsatz schicken ab Januar 2027 nur noch E-Rechnungen. Die eigene Versandpflicht gilt für Kleinunternehmer nicht, für alle anderen ab 2028.

Nein. Eine PDF ohne eingebettete Daten, ein Scan oder ein Bild gelten als sonstige Rechnung. Bis Ende 2026 sind sie im Inlandsgeschäft noch zulässig, danach nur noch in den Ausnahmen. E-Rechnung heißt XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil.

Das hängt an der Lückenliste. Ein zentrales Postfach mit Regeln ist ein Nachmittag, ein Software-Update ein Projekt nach Aufwand, eine revisionssichere Ablage in Microsoft 365 ein bis zwei Tage. Jeder Punkt steht mit Aufwand in der Liste, und der Check wird angerechnet.

Wenn Sie innerhalb von drei Monaten nach dem Workshop ein Projekt oder einen Betreuungsvertrag bei uns beauftragen, ziehen wir den Festpreis des Workshops von der ersten Rechnung ab. Das Ergebnis gehört Ihnen in jedem Fall.

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