E-Rechnung empfangen: die IT-Checkliste für kleine Unternehmen

Die Grundlage ist das Wachstumschancengesetz mit der Neufassung von § 14 UStG, konkretisiert durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und ein zweites BMF-Schreiben vom Oktober 2025. Die 800.000-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres, also für den Stichtag 1. Januar 2027 auf das Jahr 2026. Wer 2026 knapp darunter liegt, hat ein Jahr länger; wer darüber liegt, muss in drei Monaten liefern.

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sich maschinell verarbeiten lässt. In Deutschland sind das in der Praxis zwei Formate:

XRechnung

• Reine XML-Datei, kein Bild, kein Text zum Lesen
• Standard der öffentlichen Verwaltung, von vielen Softwareherstellern übernommen
• Zum Anschauen braucht es ein Programm, das die Datei darstellt; die Buchhaltungssoftware tut das, kostenlose Betrachter gibt es ebenfalls

ZUGFeRD

• PDF mit eingebetteter XML-Datei, also lesbar für Menschen und Maschinen zugleich
• Zulässig ab Version 2.0.1 in den Profilen, die der Norm entsprechen (EN 16931, Extended, XRechnung); die Profile Minimum und Basic WL reichen nicht
• Für kleine Betriebe meist der angenehmere Weg, weil die PDF aussieht wie immer

Keine E-Rechnung sind: eine PDF ohne eingebettete Daten, ein eingescanntes Papier, eine Rechnung als Bild in der E-Mail, eine Word-Datei. Das Gesetz nennt sie „sonstige Rechnungen“. Bis Ende 2026 sind sie im Übergang noch zulässig, danach nur noch in den Ausnahmefällen unten.

Der Haken bei fehlerhaften Dateien: Eine XML-Datei kann formal falsch sein, etwa mit fehlendem Pflichtfeld oder falscher Steuerkennung, und sieht trotzdem aus wie eine Rechnung. Das zweite BMF-Schreiben stellt klar, dass eine E-Rechnung mit Fehlern in den Pflichtangaben keine ordnungsgemäße Rechnung ist; der Vorsteuerabzug ist dann gefährdet, bis eine berichtigte E-Rechnung vorliegt. Deshalb gehört eine Prüfung der Datei an den Anfang des Prozesses, nicht ans Ende.

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C): keine E-Rechnungspflicht
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise: weiter als Papier oder PDF zulässig
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können
• Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 28 UStG, etwa Vermietung oder Heilbehandlung: keine Pflicht zur E-Rechnung
• Rechnungen an Unternehmen im Ausland: die deutsche Pflicht gilt für Inlandsumsätze zwischen inländischen Unternehmen

Wer in eine Ausnahme fällt, ist die Empfangspflicht trotzdem nicht los. Der Lieferant über 800.000 Euro schickt ab Januar 2027 eine XRechnung, ob der Empfänger Kleinunternehmer ist oder nicht.

Welche Software die E-Rechnung erzeugt, wie sie verbucht wird, welche Pflichtangaben hinein müssen und was der Steuerberater sehen will, ist Sache von Buchhaltung und Kanzlei. Bei DATEV läuft vieles über Unternehmen online, andere Kanzleien haben eigene Portale. Dort beraten wir nicht, dort beraten Steuerberater. Wie Rechnungen ohne Abtippen weiterverarbeitet oder aus der Warenwirtschaft ausgestellt werden, beschreibt MintCode Automate unter E-Rechnung einführen und im Beitrag E-Rechnung ausstellen ab 2027. Aber fünf Dinge müssen vorher in der IT stehen, sonst scheitert der Prozess an der Technik, und die sind unser Teil:

Ein Eingangskanal, den jemand liest

Ein E-Mail-Postfach genügt rechtlich als Empfangsweg. Es muss aber eines sein, das nicht an eine Person gebunden ist, das gesichert wird und dessen Zugang beim Ausscheiden eines Mitarbeiters nicht verloren geht. Üblich ist eine Sammeladresse wie rechnung@ihre-firma.de als geteiltes Postfach, auf das Buchhaltung und Vertretung zugreifen. In Microsoft 365 braucht ein solches Postfach in der Regel keine eigene Lizenz.

Prüfung, ob die Datei gültig ist

XRechnung und ZUGFeRD lassen sich gegen die Norm prüfen. Ihre Buchhaltungssoftware oder ein Validierungsdienst tut das und zeigt, ob Pflichtfelder fehlen. Die IT sorgt dafür, dass die Software auf einer Version läuft, die das kann, und dass die Prüfung vor der Freigabe passiert, nicht nach der Buchung.

Unveränderbare Aufbewahrung, acht Jahre

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, seit 2025 statt zehn. Bei der E-Rechnung ist der strukturierte Teil, also die XML-Datei, das Original; es muss unverändert und maschinell auswertbar bleiben. Ein Ordner auf dem Server, in dem jeder löschen oder überschreiben kann, erfüllt das nicht. Es braucht ein Archiv oder eine Ablage mit Schreibschutz, Versionierung und Protokoll. Ein Ausdruck der PDF ersetzt die XML-Datei nicht.

Sicherung, die das Archiv einschließt

Eine Aufbewahrungspflicht ohne getestete Sicherung ist ein Risiko mit Frist. Das Archiv gehört in die Sicherung nach 3-2-1, und die Wiederherstellung wird durch Zurückspielen geprüft, nicht durch einen grünen Haken im Protokoll.

Rechte und Vertretung

Wer darf Rechnungen sehen, wer freigeben, wer löschen, wer vertritt im Urlaub. Bei fünf Mitarbeitern klärt man das mündlich. Ab zehn schreibt man es auf und setzt es in Postfach und Ablage um, damit die Rechnung nicht drei Wochen in einem Postfach liegt, dessen Inhaber krank ist.

Mit der E-Rechnung ändert sich, wie Rechnungen in den Betrieb kommen: als Datei im Postfach, oft automatisch verarbeitet. Genau das nutzen Angreifer. Zwei Muster sehen wir häufig:

• Die gefälschte Rechnung. Eine E-Mail im Namen eines echten Lieferanten mit einer Rechnung, deren Bankverbindung geändert ist. Bei einer PDF fiel das jemandem auf, der die IBAN kannte. Bei einer automatisch verarbeiteten XML-Datei fällt es niemandem auf, bis der Lieferant mahnt.
• Der Anhang, der keine Rechnung ist. „Ihre E-Rechnung“ als Betreff, im Anhang Schadsoftware. Der Betreff ist glaubwürdig, weil jeder gerade E-Rechnungen erwartet.

Die Antwort ist technisch und menschlich zugleich: Der Endgeräteschutz prüft Anhänge, bevor jemand sie öffnet (Endgeräteschutz); die Buchhaltungssoftware gleicht die IBAN mit den Stammdaten des Lieferanten ab und schlägt bei Abweichung Alarm; und wer Rechnungen bearbeitet, weiß, dass eine geänderte Bankverbindung immer ein Anruf beim Lieferanten ist, nie eine Überweisung. Das üben wir in der Sicherheitsschulung, weil die E-Rechnung das Thema gerade für jeden Betrieb aktuell macht.

Für ein Unternehmen unter 800.000 Euro Umsatz ist die eigene Versandpflicht erst 2028 Thema. Die Empfangsseite ist es aber ab Januar 2027 mit Wucht: Lieferanten über der Grenze, also Großhändler, Energieversorger, Telefonanbieter, Leasinggeber, schicken dann nur noch E-Rechnungen, viele als reine XRechnung ohne PDF. Wer dann noch Rechnungen ausdruckt und abheftet, hat drei Probleme auf einmal: Er kann die Datei nicht lesen, er bewahrt das Original nicht auf, und seine Buchhaltung bekommt Papier, das sie wieder abtippen muss.

Ein typischer Ablauf, wie wir ihn bei Betrieben mit fünf bis dreißig Mitarbeitern einrichten:

• Zentrales Rechnungspostfach eingerichtet, geteilt, gesichert, mit Vertretungsregel
• Lieferanten über die Adresse informiert
• Buchhaltungssoftware auf einer Version, die XRechnung und ZUGFeRD liest, anzeigt, prüft und schreibt
• Branchen- oder Handwerkersoftware: Herstellerzusage für den Versand als E-Rechnung liegt vor
• Archiv mit Schreibschutz für acht Jahre, oder Ablage mit Versionierung und Protokoll; die XML-Datei wird aufbewahrt, nicht nur die PDF
• Archiv in der Sicherung, Wiederherstellung getestet
• Rechte für Sehen, Freigeben, Löschen und Vertretung festgelegt
• IBAN-Abgleich mit Lieferantenstammdaten aktiv; Regel „geänderte Bankverbindung heißt Anruf“ bekannt
• Mit dem Steuerberater geklärt, wie Rechnungen in die Kanzlei kommen
• Für 2027: geprüft, ob der eigene Umsatz 2026 über 800.000 Euro liegt
• Einmal mit einer echten XRechnung getestet

Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer, aus unserem Leistungsschein. Die Beratung zu Buchung, Pflichtangaben und Steuer macht Ihr Steuerberater, nicht wir.

1. Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung: bundesfinanzministerium.de
2. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG (Einführung der obligatorischen E-Rechnung) und ergänzendes BMF-Schreiben vom Oktober 2025: bundesfinanzministerium.de
3. § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes; § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen); §§ 33, 34 UStDV (Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise); § 14b UStG (Aufbewahrung acht Jahre nach dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz)
4. Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), Standard XRechnung: xeinkauf.de
5. Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), ZUGFeRD-Spezifikation: ferd-net.de
6. DATEV, E-Rechnung: gesetzliche Regelungen und Übergangsfristen: datev.de
7. ETL, „E-Rechnung: erste Übergangsfrist läuft aus 2026“, 28. Mai 2026: etl.de

Stand: 5. Oktober 2026. Steuerliche Fragen klärt Ihr Steuerberater; dieser Artikel beschreibt die technische Seite.