Managed Service oder Stundenabrechnung: die Rechnung für zwölf Arbeitsplätze

Zwölf Arbeitsplätze, ein Server für die Branchensoftware und die Ablage, ein Terabyte Daten, Microsoft 365 für Post und Teams. Keine Nachtschicht, keine Filiale, kein eigener Administrator. Das ist ein typischer Betrieb aus Handwerk, Handel oder Verwaltung, kein Sonderfall. Alle Zahlen im Artikel sind unsere eigenen Preise aus dem Leistungsschein, netto zuzüglich Umsatzsteuer. Die Störungsstunden in den Szenarien sind Annahmen, damit man rechnen kann; Ihre echten Zahlen stehen in den Rechnungen Ihres bisherigen Dienstleisters.

Im Managed Service zahlen Sie je Gerät einen festen Betrag im Monat. Dafür halten wir das Gerät am Laufen: Überwachung mit Alarm, Updates, Endgeräteschutz mit Lizenz, Störungen des Alltags, Benutzerverwaltung, neue Mitarbeiter, Gerätetausch. Für den Beispielbetrieb:

Im Jahr: 5.024,40 € für den Betrieb, 6.944,40 € mit Sicherung. Nach Aufwand kommt nur dazu, was neu entsteht: eine Migration, ein neuer Server, ein Umzug. Das wird vorher geschätzt und nach Aufwand abgerechnet. Der Vertrag ist unbefristet und mit einem Monat zum Monatsende kündbar; Geräte kommen und gehen per Anruf, die Abrechnung passt sich im Folgemonat an.

Bei Stundenabrechnung gibt es keinen festen Betrag, nur einen Stundensatz und die Frage, wie viele Stunden im Monat anfallen. Unser Stundensatz liegt bei 99 € netto, abgerechnet im Viertelstundentakt. Vier Szenarien für den Beispielbetrieb:

Der Schnittpunkt mit dem Managed Service liegt bei rund 4,2 Stunden im Monat für den Betrieb und bei 5,8 Stunden mit Sicherung. Darunter ist die Stundenabrechnung auf dem Papier günstiger, darüber der Festpreis.

Zwei Dinge verschieben den Schnittpunkt in der Praxis nach unten. Erstens: Störungsstunden sind nicht gleichmäßig verteilt. Ein Betrieb hat drei ruhige Monate und dann einen Serverausfall, der mit Anfahrt, Diagnose und Wiederherstellung acht Stunden kostet. Zweitens: Bei Stundenabrechnung kommen Anfahrten dazu, 39 € je Stunde Fahrzeit plus 0,35 € je Kilometer, weil vieles vor Ort passiert, was im Managed Service per Fernzugriff gelöst wird, bevor jemand fahren muss.

Die Stundentabelle enthält nur, was jemand anfordert. Bei Stundenabrechnung fordert niemand an:

• Überwachung. Dass die Festplatte des Servers zu 95 Prozent voll ist, merkt bei Stundenabrechnung niemand, bis der Server steht. Dann sind es vier Stunden Notfall statt zehn Minuten Vorsorge. Im Managed Service löst die Überwachung einen Alarm bei einem Techniker aus, bevor etwas ausfällt.
• Updates. Sicherheitsupdates einspielen ist Arbeit, die keiner bestellt, also unterbleibt sie. Ungepatchte Systeme sind nach den Lageberichten des BSI seit Jahren einer der häufigsten Wege, über die Angreifer in kleine Betriebe kommen. Im Managed Service laufen Updates im Wartungsfenster, Server außerhalb der Servicezeiten.
• Endgeräteschutz. Bei Stundenabrechnung kaufen Sie die Lizenzen selbst und bezahlen jemanden, der die Alarme ansieht. Im Managed Service ist beides im Gerätepreis: Lizenz, Überwachung, Reaktion, Isolierung, Bereinigung.
• Sicherung mit Test. Eine Sicherung, die niemand zurückspielt, kostet bei Stundenabrechnung nichts, bis sie gebraucht wird und nicht funktioniert. Im Managed Backup gehören Überwachung jedes Jobs und regelmäßige Restore-Tests zum Preis. Was ein Restore-Test prüft, steht im Artikel Sicherung nach 3-2-1.

Der realistische Vergleichswert. Rechnet man diese vier Dinge in das Stundenmodell ein, also Lizenzen für Endgeräteschutz auf dreizehn Geräten, eine Sicherungslösung mit Speicher außer Haus und eine Stunde im Monat für Updates und die Prüfung der Sicherung, landet ein betreuter Betrieb nach unserer Erfahrung bei 400 bis 500 € im Monat, bevor die erste Störung passiert. Die Spanne hängt von den Lizenzpreisen ab, die Sie am Markt bekommen. Erst ab diesem Betrag vergleicht man zwei betreute Betriebe miteinander. Ohne ihn vergleicht man einen betreuten mit einem unbetreuten.

Der Festpreis deckt den Betrieb. Die Grenze ist einfach: Betrieb ist drin, Veränderung kostet extra. Damit die Grenze kein Satz bleibt, steht sie als Liste im Leistungsschein. Ein Auszug:

Im Monatspreis enthalten

• Überwachung mit Alarmierung, Sicherheits- und Routineupdates
• Endgeräteschutz mit Lizenz und Reaktion auf Alarme
• Störungen des Alltags: hängende Dienste, volle Datenträger, Drucker, Anmeldung
• Benutzer anlegen und sperren, Kennwörter, Freigaben
• Neuen Mitarbeiter ausstatten, einzelnes neues Gerät einrichten
• Defektes Gerät tauschen, Betriebssystem-Upgrade auf Arbeitsplätzen
• Wiederherstellung aus der Sicherung (mit Managed Backup)
• Abstimmung mit dem Support Ihrer Softwarehersteller

Nach Aufwand, vorher geschätzt

• Migrationen, etwa zu Microsoft 365 oder auf einen neuen Server
• Neuer Server, neuer Standort, Netzwerk- und Firewall-Umbauten
• Einführung neuer Software, Rollout ab mehreren Arbeitsplätzen
• Server-Betriebssystem-Upgrades und Neuinstallationen
• Umzüge und Verkabelung
• Kompletter Neuaufbau nach einem erfolgreichen Angriff
• Schulungen, Termine vor Ort zuzüglich Anfahrt
• Hardware und Lizenzen Dritter

Projekte rechnen wir mit demselben Stundensatz, 99 € je Stunde, oder als Tagessatz: 800 € per Fernzugriff, 1.200 € vor Ort, jeweils ab mehr als sechs Stunden an einem Tag und für bis zu acht Stunden, darüber gilt der Stundensatz. Vorher bekommen Sie eine Schätzung, abgerechnet wird nach Aufwand zum Stundensatz. Im Beispielbetrieb entsteht in einem normalen Jahr vielleicht ein Projekt: ein Serverwechsel alle fünf bis sechs Jahre, eine Migration zu Microsoft 365 einmal. Diese Kosten entstehen in beiden Modellen gleich; sie entscheiden den Vergleich deshalb nicht.

In diesen Fällen empfehlen wir die Stundenabrechnung:

Kleine Betriebe ohne Server

Drei Arbeitsplätze, Microsoft 365, keine Branchensoftware mit Datenbank, wenig Störungen. Dort fallen im Jahr vielleicht acht Stunden an, also 792 €, gegen 1.076,40 € Managed Service für drei Arbeitsplätze. Der Unterschied ist klein, aber er ist da. Sicherung und Endgeräteschutz nehmen wir dann als eigene Positionen ins Angebot.

Betriebe mit eigenem Administrator

Wer jemanden im Haus hat, der Updates einspielt, Alarme liest und die Sicherung prüft, braucht uns nur für das, was dieser Mensch nicht kann oder nicht schafft. Das sind Projekte und Urlaubsvertretung, und dafür passt die Stundenabrechnung.

Reine Projekte

Ein Umzug, ein Serverwechsel, eine Migration ohne laufende Betreuung danach: Projektpreis nach Schätzung, kein Vertrag. Das machen wir auch ohne laufenden Betreuungsvertrag.

Ab etwa acht Arbeitsplätzen oder sobald ein Server im Spiel ist, dreht sich das Bild. Der Server allein braucht Überwachung, Updates und eine getestete Sicherung, und das sind bei Stundenabrechnung genau die Dinge, die niemand bestellt.

Bei Stundenabrechnung hat Ihr Dienstleister ein Interesse daran, dass Störungen passieren. Nicht böswillig, aber strukturell: Jede Störung ist Umsatz, jede Stunde Ursachensuche ist eine Stunde, die er abrechnen kann. Im Managed Service zahlt es sich für Sie und für uns aus, wenn Störungen gar nicht erst entstehen. Deshalb beheben wir Ursachen, überwachen, bevor etwas ausfällt, und raten zum Serverwechsel, wenn die Störungen zunehmen.

Der zweite Unterschied ist die Planbarkeit. Ein Festpreis steht im Budget, eine Stundenrechnung kommt, wenn etwas passiert ist, und dann in der Höhe, die der Notfall vorgibt. Für einen Betrieb ohne Rücklagen für IT-Notfälle ist das der Punkt, der im Zweifel mehr zählt als der Schnittpunkt in der Tabelle.

Festpreis ist nicht gleich Festpreis. Diese vier Fragen trennen die Angebote, bei uns und anderswo:

• Was genau ist drin, und steht es als Liste im Vertrag? „Betreuung“ ist kein Leistungsumfang. Bei uns steht die Liste oben im Leistungsschein, mit Beispielen für beide Seiten der Grenze.
• Wie lang ist die Mindestlaufzeit? Drei Jahre Laufzeit heißen: Wer unzufrieden ist, zahlt trotzdem. Unser Vertrag ist unbefristet und mit einem Monat zum Monatsende kündbar. Ausnahmen sind finanzierte Hardware und Lizenzen Dritter, die den Laufzeiten des Herstellers folgen.
• Was passiert beim Ausstieg? Herausgabe aller Daten, Zugänge und Unterlagen, Übergabe an den Nachfolger, Deinstallation unserer Software auf Wunsch. Ein Dienstleister, der das nicht zusagt, hält Sie über die Zugänge fest, nicht über die Leistung.
• Ist die Reaktionszeit messbar? „Schnelle Reaktion“ ist keine Zahl. Bei uns gilt: im Schnitt 15 Minuten vom Eingang der Meldung bis ein Techniker daran arbeitet, Montag bis Freitag 8 bis 17 Uhr, und verbindliche Reaktionszeiten für kritische Störungen im Vertrag. Was das genau heißt, steht unter So arbeiten wir.

1. Alle Preise in diesem Artikel sind unsere eigenen aus dem Leistungsschein der MintCode Solutions GmbH, Stand Oktober 2026, netto zuzüglich Umsatzsteuer: Preise. Angaben zu Laufzeit, Leistungen und Vertragsende stammen aus unserem Dienstleistungsvertrag.
2. Die Störungsstunden in den Szenarien und der Vergleichswert von 400 bis 500 € sind Annahmen zur Veranschaulichung aus unserer Erfahrung, keine Messwerte. Ihre eigenen Werte stehen in den Rechnungen Ihres bisherigen Dienstleisters.
3. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, Die Lage der IT-Sicherheit in Deutschland, jährlicher Lagebericht, Abschnitt zu Schwachstellen und ungepatchten Systemen: bsi.bund.de

Stand: 6. Oktober 2026.